規(guī)劃大型活動(dòng)時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng):大型活動(dòng)的規(guī)劃計(jì)劃應(yīng)包括詳細(xì)的分工(具體到人員)和完成工作所需的時(shí)間。注意事項(xiàng)1。活動(dòng)應(yīng)基于強(qiáng)調(diào)實(shí)際成果和突出特點(diǎn)的原則，以避免重復(fù)和重復(fù)。2.應(yīng)盡早計(jì)劃和確定活動(dòng)。邀請(qǐng)外國(guó)和海外人士參加活動(dòng)，至少在半年前發(fā)出邀請(qǐng)，發(fā)送項(xiàng)目描述信息。3.最好在準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)列出材料，并指定專人負(fù)責(zé)執(zhí)行和保管，以免忘記或丟失。4.總的來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)座位卡、主持人座位卡和簽到座位卡、礦泉水、主席臺(tái)分發(fā)的文件和資料(通常用粉色紙印刷)、鋼筆、鮮花、研討會(huì)旗幟、國(guó)歌磁帶等。應(yīng)做好準(zhǔn)備。5.大型活動(dòng)還必須設(shè)置簽到座位，并指定專人簽到。6.對(duì)于多個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合組織的活動(dòng)，應(yīng)事先明確職責(zé)分工，避免多頭指揮和多頭對(duì)外事務(wù)。7.為了確定開放時(shí)間，應(yīng)該充分考慮當(dāng)?shù)氐慕煌?、氣候和工作?xí)慣。開幕式應(yīng)盡可能按計(jì)劃舉行，以避免時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。8.一般要求至少提前2小時(shí)進(jìn)入場(chǎng)館，為場(chǎng)館布局留出足夠的時(shí)間。參與者需要提前半小時(shí)進(jìn)入。9.領(lǐng)導(dǎo)和客人需要提前聯(lián)系小會(huì)議室。提前到達(dá)的人應(yīng)該被帶到小會(huì)議室休息。當(dāng)活動(dòng)正式開始時(shí)，他們將被帶到會(huì)議室。10.開幕式的主持人應(yīng)該以適當(dāng)?shù)姆绞奖砻魉麄兊纳矸?女主人除外)。11.開幕式不應(yīng)該宣布太多的領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)參加這個(gè)活動(dòng)。介紹“參加xx活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)和貴賓”不應(yīng)包括組織者的領(lǐng)導(dǎo)，而應(yīng)包括外賓和單位的領(lǐng)導(dǎo)。一般來(lái)說(shuō)，組織者的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該在客人的后面(如果組織者的領(lǐng)導(dǎo)人是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)該首先報(bào)告他們)；如果外國(guó)駐華大使參加，他的地位應(yīng)該提高(因?yàn)樗峭鈬?guó)國(guó)家元首的代表)。12.開幕式剪彩活動(dòng)可以豁免或免除。如果真的有必要安排剪彩活動(dòng)，就不應(yīng)該有太多的剪彩人員。為了省錢，絲帶應(yīng)該被絲帶代替。13.按照國(guó)際慣例，在開幕詞中可以使用“女士們、先生們”或“尊敬的來(lái)賓、女士們、先生們”，在“女士們、先生們”之后將不添加“朋友和同志”。14.演講中的“歡迎”和“謝謝”之類的句子應(yīng)該盡可能地進(jìn)行總結(jié)，以節(jié)省掌聲時(shí)間。在使用現(xiàn)場(chǎng)翻譯時(shí)，我們應(yīng)該盡最大努力控制現(xiàn)場(chǎng)，讓說(shuō)話者與翻譯合作。翻譯完成后，中外雙方不應(yīng)立即鼓掌，而應(yīng)一起鼓掌，以示對(duì)外國(guó)客人的尊重。15.借用的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，以確保安全。如有必要，準(zhǔn)備錄音筆、mp3等現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備(也需要調(diào)試)，并指定專人負(fù)責(zé)。16.考慮到翻譯的困難，避免使用國(guó)內(nèi)工作中常用的縮略語(yǔ)或習(xí)語(yǔ)，如“三改一強(qiáng)化”、“反色情、反色情”等。)或引用古代詩(shī)歌和諺語(yǔ)。17.對(duì)外演講(包括文件和材料)應(yīng)使用“中國(guó)”和“中國(guó)政府”等。18.如果需要在現(xiàn)場(chǎng)播放ppt，所有PPT都需要事先拷貝到筆記本電腦中，放入桌面文件夾中，按順序排列，投影儀位置需要事先調(diào)試，分辨率需要調(diào)試等。19.對(duì)于大型活動(dòng)，應(yīng)提前準(zhǔn)備議程PPT，每個(gè)議程PPT一頁(yè)，字體較大。相關(guān)圖片可以適當(dāng)匹配。主持人介紹時(shí)，應(yīng)播放議程PPT。應(yīng)該注意的是，計(jì)算機(jī)屏幕的顯示效果通常與投影效果大不相同。字體顏色和背景顏色之間的對(duì)比度可能需要調(diào)整。20.當(dāng)介紹當(dāng)?shù)鼗蚱髽I(yè)的情況時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔，不允許長(zhǎng)期交談。從古代到現(xiàn)在，人文和地理應(yīng)該涵蓋所有方面。2.避免堆積數(shù)字(如有必要，提供書面材料)。21.研討會(huì)不同于講座。領(lǐng)導(dǎo)者的演講和主題演講不適合冗長(zhǎng)的演講。研討會(huì)不應(yīng)單方面追求人數(shù)的大小，應(yīng)有明確的主題，主持人和發(fā)言人應(yīng)有一定的水平，才能引起討論。研討會(huì)上提出的問題(包括在訪問期間對(duì)方介紹后提出的問題)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)明和具體，不要有任何常規(guī)性的評(píng)論。22.在引進(jìn)招商項(xiàng)目時(shí)，不宜過(guò)于準(zhǔn)確地描述我們的預(yù)期生產(chǎn)規(guī)模和投資，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬(wàn)噸，預(yù)計(jì)投資1650萬(wàn)元”等。首先，實(shí)際數(shù)字不可能如此準(zhǔn)確。第二，生產(chǎn)規(guī)模和投資金額應(yīng)與投資者商定。23.在重要活動(dòng)中，應(yīng)提醒參與者關(guān)掉手機(jī)和傳呼機(jī)或靜音。24.訪問外國(guó)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)事先進(jìn)行聯(lián)系和確認(rèn)，以解釋訪問的目的。一旦確認(rèn)，他們應(yīng)該按照承諾參加會(huì)議。參觀人數(shù)(包括參加宴會(huì))的增減應(yīng)提前通知。25.要舉辦海外展覽，必須預(yù)先進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，了解本地產(chǎn)品的供求情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品應(yīng)具有一定的代表性，以避免同類產(chǎn)品之間的競(jìng)爭(zhēng)。26.嚴(yán)禁攜帶假冒偽劣商品、侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)等違禁品參加展會(huì)。遵守展覽規(guī)定，不得非法零售展覽樣品，禁止出售樣品和個(gè)人物品以外的庫(kù)存。27.展覽的發(fā)放由當(dāng)?shù)卣褂[組織者統(tǒng)一指揮，不得隨意拉搶道具。攤位的墻板不得使用樣品代替標(biāo)準(zhǔn)圖片或文字說(shuō)明。展品的布局應(yīng)該注意展示和交易效果。展臺(tái)也不應(yīng)該因?yàn)檎蛊诽俣罩?，也不?yīng)該亂七八糟地堆在一起，造成“雜貨店”或“攤位”。28.嚴(yán)格按照展會(huì)規(guī)定的時(shí)間參加和退出展會(huì)。不要遲到或早退。29.在展覽期間，接待觀眾應(yīng)該熱情、積極、耐心。不要聚集在博物館聊天或跨攤位，造成無(wú)人值守的攤位。展廳和展臺(tái)應(yīng)保持清潔，注意防火和防盜。30.會(huì)后，檢查材料，離開現(xiàn)場(chǎng)前整理好，以免丟失材料。31.活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)送新聞稿、照片和活動(dòng)總結(jié)，并張貼在論壇研討會(huì)版塊上，聽取大家的意見。原作者:海納團(tuán)隊(duì)