會議活動清場工作

主要的 就是安排好 散場 做好引導(dǎo)

防止有人遺忘東西 和擁擠

其次，說清楚本次會議的要求和下次的計劃

然后 做好打掃衛(wèi)生，

最后總結(jié)好活動的效果，

費(fèi)用的預(yù)算和結(jié)算等

公司年會我該如何去策劃呢

年會是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。

年會的組織大致分為七個環(huán)節(jié)：

（1）確定活動立項(xiàng)

（2）制定預(yù)算

（3）選定會務(wù)代理

（4）確定方案

（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)

（6）結(jié)算

（7）總結(jié)

年會的組織有五個要素：

（1）預(yù)算

（2）人數(shù)

（3）參會人員組成

（4）會議主要議題

（5）會議時間

這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。

在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費(fèi)、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。

51團(tuán)建選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法：

第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團(tuán)價、旅游團(tuán)價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高

第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報出初步的預(yù)算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進(jìn)行。年會的組織實(shí)施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進(jìn)場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。

51團(tuán)建接下來是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：

a邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

b舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

c文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

d房間分配表；

e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

f交通安排；

g各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

h支付各項(xiàng)定金的時間表；

j表演者的邀請及確認(rèn)；

k禮品、胸花、指示牌、胸卡；

l會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。

在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

51團(tuán)建總結(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。公司年會也成為每一個公司每年準(zhǔn)備的一項(xiàng)工作?？梢宰尮镜娜w員工齊聚一堂，讓大家感受企業(yè)文化的內(nèi)涵，體現(xiàn)團(tuán)結(jié)拼搏的一面。所以企業(yè)年會很重要，舉辦好企業(yè)年會更重要。 專業(yè)的會議服務(wù)公司說，企業(yè)年會的成功舉辦需要做好多方面的準(zhǔn)備。一般企業(yè)年會包括的內(nèi)容很多，企業(yè)的文化宣傳、企業(yè)優(yōu)秀員工事跡表彰、美輪美奐的舞臺布置和具備視覺、聽覺的舞臺節(jié)目等等，這些是一場年會中不可少的幾道風(fēng)景線。 （一）、 內(nèi)容的融合 企業(yè)年會中少不了的項(xiàng)目就是一年總結(jié)工作、表彰先進(jìn)、宣布目標(biāo)、動員激勵、犒賞三軍、溝通凝聚、顯示實(shí)力等等。但是專業(yè)的會議服務(wù)公司告訴大家說，讓年會盡量單純點(diǎn)。企業(yè)年會不是內(nèi)容多才能打動人。能讓人記住的，能打動人的，甚至能使人回味的，就是那瞬間的一種調(diào)性、一個場景、一段音樂、一句話。這些也許很簡單，但是它代表著一定的力量，也許會給人留下很深的映像。所以企業(yè)年會不要多而繁，要少而精。 （二）、人心的融合 不管年會是否有外人（比如供應(yīng)商、客戶、家屬、領(lǐng)導(dǎo)等）參加，我認(rèn)為都要通過策劃，將大家融合在一起。個人比較反對刻意地區(qū)分，比如做游戲時，分成客戶隊(duì)、嘉賓隊(duì)、員工隊(duì)等；甚至在年會中，都不適合按部門劃分、按等級劃分！應(yīng)該讓年會成為一個平臺，讓平時不太打交道的人更多地交流、了解；讓員工說說老板的話，老板干干員工的事，在此刻，拉近距離，融為一體，這樣才會有好的效果。很多公司把年會稱為“家庭聚會”，既然是家庭，又何必分彼此呢！ 有了“融合”打底，要“釋放”就容易了，因?yàn)橐粋€輕松的心態(tài)和氛圍，能讓人的情緒和心靈的得到釋放，想笑、想哭、想尖叫。 （三）、企業(yè)年會內(nèi)容要豐富，要讓在場人員要笑、要哭、要尖叫 1、要笑?？鞓罚@是必須的。年會上逗笑的四大法寶：主持插科打諢、員工搞笑耍寶、游戲囧態(tài)百露，領(lǐng)導(dǎo)出丑現(xiàn)眼。把步驟、節(jié)奏、分寸策劃好，并考慮到舞臺效應(yīng)和劇場效應(yīng)，整個年會的氣氛就會很輕松。 2、要哭。煽情技巧很多，讓老板感動，可以回顧公司創(chuàng)業(yè)初期的艱辛，憶苦思甜；讓員工感動，可以提及他們的家人，以及員工間的情誼……當(dāng)然，愛，是永恒的主題，也是最能觸動人們心靈的。只是，在運(yùn)用的時候，一定要注意方法、尺度以及一些細(xì)節(jié)，不然只會讓人覺得肉麻，甚至毛骨悚然，影響情緒和氛圍。 3、尖叫，是比較復(fù)雜的情緒，也是現(xiàn)場效果好的表現(xiàn)。快樂地尖叫、感動地尖叫、驚喜地尖叫、起哄地尖叫……無論哪一種，都挺好。要引發(fā)尖叫，就一定要注意“叫點(diǎn)”的節(jié)奏，其突然性、沖擊性、互動性，都很重要。一貫活躍的員工、平時嚴(yán)肅的領(lǐng)導(dǎo)、意想不到的嘉賓、較高質(zhì)量的節(jié)目，都是制造“叫點(diǎn)”最好的元素。 另外，新穎的主題一直是企業(yè)年會所提倡，能從始至終引發(fā)與會人員“內(nèi)心的尖叫”。陳詞濫調(diào)的主題、乏善可陳的內(nèi)容，即使有尖叫，也只是個別員工、領(lǐng)導(dǎo)捧場賞臉而已。 （四）、企業(yè)年會也可以嘗試新主題：綠色低碳年會、光影年會、融情年會、藝術(shù)年會…… 新，不是絕對的，不是說和以前所有的都不一樣，其實(shí)“新”強(qiáng)調(diào)的是種意識和技巧。新理念、新組合、新表現(xiàn)，都可以讓主題耳目一新。 1、綠色低碳年會。能不能結(jié)合公司的“開源節(jié)流”在年會舉行的這一天，全公司推行“綠色一天”，節(jié)能、舊物交換、回歸自然、素食晚餐年會、、年會沒有燈光、、、所以說“現(xiàn)在不節(jié)能，未來很黑暗”…… 2、藝術(shù)年會。藝術(shù)不僅用來瞻仰、欣賞，還應(yīng)該體驗(yàn)。用藝術(shù)的新意，讓企業(yè)員工感受到不同的企業(yè)年會藝術(shù)的一面。 當(dāng)然企業(yè)年會豈止是只有這些內(nèi)容，它可保羅萬象。企業(yè)在策劃其活動時抓住基本點(diǎn)，同時本著創(chuàng)新的原則，為企業(yè)年會增添更多光彩，讓活動舉辦成功。