年會(huì)的具體流程及方案有哪些？

一、成立公司年會(huì)小組

公司年會(huì)通常會(huì)由一個(gè)年會(huì)小組來負(fù)責(zé)，主要是為了更好地協(xié)調(diào)各部門的事務(wù)及更有效地調(diào)配公司的各種資源來為年會(huì)服務(wù)。一般年會(huì)小組的成員會(huì)是各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)指派本部門的活躍份子參加。年會(huì)小組負(fù)責(zé)整個(gè)年會(huì)的前期策劃和后期執(zhí)行。年會(huì)小組會(huì)在初期推選一名總負(fù)責(zé)人，組織并安排所有人員的工作內(nèi)容和時(shí)間管理。成員之間的能力、資源互補(bǔ)搭配也很重要，因?yàn)槭菑母鱾€(gè)部門臨時(shí)抽調(diào)的人員，總負(fù)責(zé)人必須能夠發(fā)揚(yáng)每個(gè)人身上的長處，在短期內(nèi)組成一個(gè)團(tuán)結(jié)而強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)為年會(huì)服務(wù)

二、主題選定

年會(huì)的主題既搶眼又精練地表達(dá)了當(dāng)次年會(huì)的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對(duì)企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動(dòng)目的進(jìn)行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會(huì)傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動(dòng)主題應(yīng)與企業(yè)品牌定位吻合。

現(xiàn)場的氣氛是像一家人聚會(huì)般的溫馨，也是需要熱烈的高潮。依據(jù)選定好的主題，背景板、會(huì)場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個(gè)步驟，在活動(dòng)整體調(diào)性明確之后，也就確定了活動(dòng)主題的方向。

年會(huì)年年做，每個(gè)公司都做，在基本達(dá)到目的之后，公司客戶一定會(huì)希望每年的年會(huì)有出人意料和與眾不同的創(chuàng)意，給所有參加人一個(gè)驚喜。而創(chuàng)意的體現(xiàn)也表現(xiàn)于一個(gè)具有感染力的活動(dòng)主題，貫穿整體活動(dòng)的活動(dòng)主線，以及活動(dòng)中的若干亮點(diǎn)。下面我們還會(huì)具體談到如何在執(zhí)行當(dāng)中來獎(jiǎng)創(chuàng)意貫徹到底。

三、場地選擇

場地的選擇一定要合理，主要參照值是參加年會(huì)的人數(shù)及環(huán)節(jié)設(shè)置的需要。同樣是100人參加的年會(huì)，如果在環(huán)節(jié)上沒有復(fù)雜的表演及環(huán)節(jié)，那么現(xiàn)場需要一個(gè)簡單的舞臺(tái)及可以容納下10桌就可以；如果在環(huán)節(jié)上需要有表演，頒獎(jiǎng)及特邀嘉賓一些復(fù)雜的環(huán)節(jié)，現(xiàn)場對(duì)舞臺(tái)及燈光音響視頻的要求就會(huì)相對(duì)復(fù)雜，那么所需要的場地就會(huì)更大。另上，一般的年會(huì)會(huì)選在酒店的宴會(huì)廳進(jìn)行，有時(shí)，一些公司希望活動(dòng)可以進(jìn)行的獨(dú)特，所在場地的選擇上也會(huì)相對(duì)獨(dú)特。比如像特色的酒吧，或是戶外的場所，如果在資金的允許下，更選擇在風(fēng)景好溫度適宜的海邊，感覺會(huì)更放松一些。

四、時(shí)間確定

年會(huì)是一個(gè)公司的活動(dòng)，可以把各個(gè)部門的人員聚集在一起，時(shí)間的選定是非常重要的。即可以不耽誤工作，又可以聚集所有的人，這就是需要年會(huì)小組的成員發(fā)揮他們的特長了。

五、環(huán)節(jié)設(shè)定

公司年會(huì)的必有項(xiàng)目是領(lǐng)導(dǎo)致辭，年度各種優(yōu)秀獎(jiǎng)?lì)C獎(jiǎng)，員工才藝表演，抽獎(jiǎng)，互動(dòng)游戲等。有時(shí)公司也會(huì)因?yàn)槟承┰蛱貏e邀請(qǐng)一些知名的嘉賓來參加。在這個(gè)基礎(chǔ)上，如何獎(jiǎng)年會(huì)活動(dòng)做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個(gè)環(huán)節(jié)。以下是幾個(gè)技巧供大家參考。

如何留下深刻印象：企業(yè)年會(huì)既然是企業(yè)員工相互增進(jìn)了解的重要平臺(tái)之一，讓企業(yè)的員工對(duì)年會(huì)留下深刻的印象就顯得格外重要了。因此，“是否會(huì)‘轉(zhuǎn)身就忘記’”就成為了衡量一個(gè)企業(yè)年會(huì)成功與否的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

比如說，某企業(yè)需要在2008年1月舉辦一次公司年會(huì)。由于2008年對(duì)于中國來說是奧運(yùn)年，因此，此次年會(huì)可以將2008年奧運(yùn)會(huì)作為主題來提升吸引力。那么，究竟怎么做才能避免“轉(zhuǎn)身就忘記”，同時(shí)又能很好的將北京2008奧運(yùn)和該企業(yè)建立關(guān)聯(lián)性呢？那么我們給這次年會(huì)設(shè)計(jì)了由多項(xiàng)奧運(yùn)比賽項(xiàng)目組成的競賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神的項(xiàng)目：場地自行車+射擊+趣味乒乓球+三分投籃+足球贏積分+網(wǎng)球賽。通過豐富體育運(yùn)動(dòng)的介入，這場年會(huì)就深刻與奧運(yùn)聯(lián)系在了一起。并且，競技活動(dòng)中展現(xiàn)的拼搏與協(xié)作也更能激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。

善用熱點(diǎn)事件：在前面我們也提到了把握社會(huì)熱點(diǎn)，與社會(huì)大事件做好關(guān)聯(lián)，從而提升企業(yè)員工對(duì)活動(dòng)的關(guān)注度與接受程度。這里所說的社會(huì)熱點(diǎn)是廣義范疇上的。比如說，2003年電影《黑客帝國》的上演，2005年神州五號(hào)的升空，2008年即將在北京舉辦的奧運(yùn)會(huì)等等。這些社會(huì)熱點(diǎn)，都能夠成為企業(yè)年會(huì)活動(dòng)策劃中可以利用的信息點(diǎn)?？梢越柚@些社會(huì)熱點(diǎn)話題進(jìn)行發(fā)散和延展，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)，進(jìn)行活動(dòng)的策劃。

注意活動(dòng)的實(shí)用性：另一個(gè)案例說明了如何增進(jìn)活動(dòng)的實(shí)用性，促進(jìn)所有員工的參與和溝通，精心安排的活動(dòng)環(huán)節(jié)。我們以一家全國性的企業(yè)為例，假設(shè)這家公司業(yè)務(wù)按地域劃分成若干區(qū)域。而公司年會(huì)則是需要所有區(qū)域員工同時(shí)參加。年會(huì)主題方面，仍以奧運(yùn)為主題。 首先，將該企業(yè)所有的員工，按照華北，華東，華南分成三個(gè)區(qū)域，在所有的員工check in的時(shí)候，發(fā)放一張積分卡，積分卡采取了實(shí)名制，將伴隨員工參與企業(yè)年會(huì)的所有流程。在年會(huì)期間，還設(shè)置了一個(gè)有趣的特許經(jīng)營店，員工可以憑借積分在特許經(jīng)營店中兌換禮品。而這個(gè)積分的獲取，就要在年會(huì)中設(shè)置的其他環(huán)節(jié)中獲得了。

怎樣策劃一個(gè)有趣又雅致的年會(huì)活動(dòng)

年會(huì)是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。

年會(huì)的組織大致分為七個(gè)環(huán)節(jié)：

（1）確定活動(dòng)立項(xiàng)

（2）制定預(yù)算

（3）選定會(huì)務(wù)代理

（4）確定方案

（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)

（6）結(jié)算

（7）總結(jié)

年會(huì)的組織有五個(gè)要素：

（1）預(yù)算

（2）人數(shù)

（3）參會(huì)人員組成

（4）會(huì)議主要議題

（5）會(huì)議時(shí)間

51團(tuán)建這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。

在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。

選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法：

第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高

第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報(bào)出初步的預(yù)算。

第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(前臺(tái)、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會(huì)場搭建時(shí)的提前進(jìn)場時(shí)間也需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度。

在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。

51團(tuán)建接下來是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：

a邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；

b舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成；

c文書工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；

d房間分配表；

e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；

f交通安排；

g各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

h支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；

j表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；

k禮品、胸花、指示牌、胸卡；

l會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì)的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。

51團(tuán)建在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個(gè)消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時(shí)間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會(huì)議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

51團(tuán)建總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動(dòng)是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對(duì)會(huì)務(wù)代理的服務(wù)評(píng)價(jià)、不足和建議。

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