年會活動需要提前做哪些準備？

－人員分工

由Committee的負責人依據大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業(yè)的老師進行授課，為表演的人安排練習場所，聯(lián)系現場的服裝化妝等一切相關的工作。有人負責采購一切活動所需要的物品，有人負責與場地進行聯(lián)系及協(xié)調工作，有人負責公司內部的協(xié)調工作等等。Committee中每個人都將獨立負責自己的環(huán)節(jié)部分的準備工作，并及時統(tǒng)一向負責人報告，確?；顒拥捻樌M行。同時，負責人也應準備一套應急預案以確認突發(fā)情況的發(fā)生。團隊的力量是無窮的。

－嘉賓邀請

由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動。

－節(jié)目預演

公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演?？梢哉垇韺I(yè)的老師進行指導并協(xié)助編排節(jié)目。（曾經有一個公司的年會因當年最為流行的是“超級女生”，幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起，彼此做了一個定位后形成了“超級女生Copy版”。他們并且請來了專業(yè)的聲樂老師進行輔導，不僅讓自己的業(yè)余生活豐富，同時又展現了自己的實力，在現場的活動中，這個節(jié)目受到了公司上下的好評，還得到了當年的最佳表演獎）

因為大家都不是專業(yè)演員，必須要多做整合預演?？梢约兴醒莩鋈藛T及主持人，在布置好的現場按照時間順序彩排各個環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。

－制作、購買物品：

通常在年會開始的前一天布置，（也要考慮到工作量是否合適）。現場搭建，包括舞臺區(qū)，嘉賓區(qū)（餐區(qū)），VIP室，候場區(qū)，化妝區(qū)。有些公司為了體現出對員工的細致，還會特別準備餐前交淡區(qū)及吸煙區(qū)。

－細節(jié)安排

一場公司年會的細節(jié)安排也是非常重要的。比如現場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設置也會帶來意思不到的效果。

以前，公司的年會還只是會讓自己的公司的員工來負責整體的流程設置，現在越來越多的公司會啟用更專業(yè)的活動行業(yè)公司為自己公司打造不同以往的年會，讓年會舉辦的更專業(yè)更精彩。曾經參加過不少公司的年會活動，也策劃管理了很多公司的年會，總體感覺每個公司的年會都是在最大程度的展現自己公司的文化特色，讓所有的員工對公司充滿信心，安心的進行工作。因此，公司年會的策劃及管理就體現出了它的重要性。

活動管理

活動管理是保證策劃，準備工作能夠得到實現的最關鍵的一步。準備好充足的人和對每個環(huán)節(jié)做好具體安排和預演是至關重要的。在預演階段對每個環(huán)節(jié)每個工作人員的站位和配合都要做詳細的安排。活動中的細節(jié)管理需要注意的地方很多，具體可分為前期準備、活動期間以及活動結束這樣幾個階段。

－前期準備：

需要對工作人員、Part-time、攝影師、攝像師以及企業(yè)指派的工作人員提前進行培訓。這種培訓包括工作人員分工以及執(zhí)行手冊的制定。 在活動開始之前，需要對所有設備進行調試。包括演示的筆記本電腦是否設置了自動關機或者屏幕保護程序，活動現場需要演示的PPT文件投影出來是否足夠清晰等看似非常微小，卻又在現場活動得以順利運行過程中起到關鍵作用的很多細節(jié)環(huán)節(jié)。

－活動期間

對工作人員進行明確的分工，每項工作都必須責任到人，保持手機或對話機的開通便于及時聯(lián)絡。

一場活動的順利進行需要各個方面的配合，更需要對現場環(huán)節(jié)的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節(jié)奏的把握都是非常重要的。

除少數公司為做公司宣傳借話題外，公司年會通常為內部活動，不會邀請媒體。因此這里沒有提及媒體方面如何操作。

另外，根據過去參加和組織企業(yè)年會的經歷，感覺到大部分企業(yè)年會失敗的原因都是對于管理的重視不足，導致直接影響到年會的效果。成功的策劃與執(zhí)行會帶來預期的積極效果，而缺乏創(chuàng)意與組織的年會則可能導致公司/客戶的不滿意.

年會活動策劃公司年會活動是一個重大節(jié)日，每一關都需要層層把控。

籌劃準備：

1.確定會務主要負責人，成立籌備組。

2.制作年會企劃書（樣本），確定主題及活動框架

3.艾爾斯特提供年會流程計劃和年會節(jié)目供選菜單

4.提供會場及舞臺布置設計方案和效果圖

5.推薦相關音樂背景資料。搜索“指尖辦公”app，里面有 年會簽到、集體參與的游戲：比如語音許愿、人臉表情模擬、比手速等。適合人多的，如幾十到幾百人場景，比較好用，有趣。

年會的具體流程及方案有哪些？

一、成立公司年會小組

公司年會通常會由一個年會小組來負責，主要是為了更好地協(xié)調各部門的事務及更有效地調配公司的各種資源來為年會服務。一般年會小組的成員會是各個部門領導指派本部門的活躍份子參加。年會小組負責整個年會的前期策劃和后期執(zhí)行。年會小組會在初期推選一名總負責人，組織并安排所有人員的工作內容和時間管理。成員之間的能力、資源互補搭配也很重要，因為是從各個部門臨時抽調的人員，總負責人必須能夠發(fā)揚每個人身上的長處，在短期內組成一個團結而強大的團隊為年會服務

二、主題選定

年會的主題既搶眼又精練地表達了當次年會的主要方向。擬定出色的主題，首先需要對企業(yè)的市場情況、品牌情況以及活動目的進行充分的了解，特別是企業(yè)想通過此次年會傳遞的信息。其次，還需注意擬定的活動主題應與企業(yè)品牌定位吻合。

現場的氣氛是像一家人聚會般的溫馨，也是需要熱烈的高潮。依據選定好的主題，背景板、會場的布置和環(huán)節(jié)的安排都可以圍繞主題去展開。跟隨這個步驟，在活動整體調性明確之后，也就確定了活動主題的方向。

年會年年做，每個公司都做，在基本達到目的之后，公司客戶一定會希望每年的年會有出人意料和與眾不同的創(chuàng)意，給所有參加人一個驚喜。而創(chuàng)意的體現也表現于一個具有感染力的活動主題，貫穿整體活動的活動主線，以及活動中的若干亮點。下面我們還會具體談到如何在執(zhí)行當中來獎創(chuàng)意貫徹到底。

三、場地選擇

場地的選擇一定要合理，主要參照值是參加年會的人數及環(huán)節(jié)設置的需要。同樣是100人參加的年會，如果在環(huán)節(jié)上沒有復雜的表演及環(huán)節(jié)，那么現場需要一個簡單的舞臺及可以容納下10桌就可以；如果在環(huán)節(jié)上需要有表演，頒獎及特邀嘉賓一些復雜的環(huán)節(jié)，現場對舞臺及燈光音響視頻的要求就會相對復雜，那么所需要的場地就會更大。另上，一般的年會會選在酒店的宴會廳進行，有時，一些公司希望活動可以進行的獨特，所在場地的選擇上也會相對獨特。比如像特色的酒吧，或是戶外的場所，如果在資金的允許下，更選擇在風景好溫度適宜的海邊，感覺會更放松一些。

四、時間確定

年會是一個公司的活動，可以把各個部門的人員聚集在一起，時間的選定是非常重要的。即可以不耽誤工作，又可以聚集所有的人，這就是需要年會小組的成員發(fā)揮他們的特長了。

五、環(huán)節(jié)設定

公司年會的必有項目是領導致辭，年度各種優(yōu)秀獎頒獎，員工才藝表演，抽獎，互動游戲等。有時公司也會因為某些原因特別邀請一些知名的嘉賓來參加。在這個基礎上，如何獎年會活動做得出彩，創(chuàng)意必須貫穿每個環(huán)節(jié)。以下是幾個技巧供大家參考。

如何留下深刻印象：企業(yè)年會既然是企業(yè)員工相互增進了解的重要平臺之一，讓企業(yè)的員工對年會留下深刻的印象就顯得格外重要了。因此，“是否會‘轉身就忘記’”就成為了衡量一個企業(yè)年會成功與否的重要標準之一。

比如說，某企業(yè)需要在2008年1月舉辦一次公司年會。由于2008年對于中國來說是奧運年，因此，此次年會可以將2008年奧運會作為主題來提升吸引力。那么，究竟怎么做才能避免“轉身就忘記”，同時又能很好的將北京2008奧運和該企業(yè)建立關聯(lián)性呢？那么我們給這次年會設計了由多項奧運比賽項目組成的競賽，選擇既能吸引員工踴躍參與，又能體現團隊協(xié)作精神的項目：場地自行車+射擊+趣味乒乓球+三分投籃+足球贏積分+網球賽。通過豐富體育運動的介入，這場年會就深刻與奧運聯(lián)系在了一起。并且，競技活動中展現的拼搏與協(xié)作也更能激發(fā)企業(yè)員工的斗志與凝聚力。

善用熱點事件：在前面我們也提到了把握社會熱點，與社會大事件做好關聯(lián)，從而提升企業(yè)員工對活動的關注度與接受程度。這里所說的社會熱點是廣義范疇上的。比如說，2003年電影《黑客帝國》的上演，2005年神州五號的升空，2008年即將在北京舉辦的奧運會等等。這些社會熱點，都能夠成為企業(yè)年會活動策劃中可以利用的信息點。可以借助這些社會熱點話題進行發(fā)散和延展，根據企業(yè)的特點，進行活動的策劃。

注意活動的實用性：另一個案例說明了如何增進活動的實用性，促進所有員工的參與和溝通，精心安排的活動環(huán)節(jié)。我們以一家全國性的企業(yè)為例，假設這家公司業(yè)務按地域劃分成若干區(qū)域。而公司年會則是需要所有區(qū)域員工同時參加。年會主題方面，仍以奧運為主題。 首先，將該企業(yè)所有的員工，按照華北，華東，華南分成三個區(qū)域，在所有的員工check in的時候，發(fā)放一張積分卡，積分卡采取了實名制，將伴隨員工參與企業(yè)年會的所有流程。在年會期間，還設置了一個有趣的特許經營店，員工可以憑借積分在特許經營店中兌換禮品。而這個積分的獲取，就要在年會中設置的其他環(huán)節(jié)中獲得了。